「データの活用を！」「情報を見てから動け！」などという、指示や声が、毎日に、現場で響いていますか。【知らない】ということは、ビジネスの世界では武器を持たずに戦うような事かもしれません。近年、デジタル技術の進化が目覚ましく、また、価格もとても安く、中小企業もその恩恵を受けることが簡単に出来るよう時代が来ました。ですが、実際には取り組めていない会社も多くあります。このブログでは、データをキレイに取る、データを活用する。この２つの点の大切さをお伝えします。
■社長の要望に対応出来ない？！エクセル集計の弱点とは
データ活用の第一歩は、データを集めるシステムの導入です。「いや、ウチの会社は、エクセルに全ての受注情報が入っているよ」と言われるかも知れません。ですが、社長からこういった指示が出た場合、エクセルでは膨大な時間がかかります。「部長！最近売上が下がっている、顧客別に売上額が月毎、年毎でどのように変化しているのか。教えてくれ！明後日の部長会議で発表するから。」 すぐに出せないのは、エクセルだからです。なぜなら、エクセルは表計算ツールだからです。
■ビジネス情報は５ｗ２ｈの組み合わせ。でもエクセルでは・・・
エクセルは非常に優れたツールです。ワンシートに柔軟に多くの情報を詰めることが出来て、集計計算もお手のものです。ですが、原則として、エクセルは【自動計算可能な表に、数字をいれたら集計が出来るツール】です。
皆さんが日常業務で発しているのは次のような言葉ではないでしょうか？「ACD商事グループ全店のYN100の商品の納期はいつだっけ？」「見積もり書の合計金額、商品変えて欲しい、ってお客様から連絡あったよ」「山田、XYZスーパーに今月何回、商談に行ったんだ？来月は何回行くつもりだ？」これを、さっとエクセルで処理することは出来ません。
これはエクセルの機能が足りないのではなく、上記のような、5W2H：いつ、どこの企業で、何を、何個、何円で、とか、どの月毎に、誰が、顧客に何回商談するとか、【組み合わせが変わるビジネス情報】を扱うのが、そもそも【苦手だから】です。
ですが、実際に現場にあるのは５ｗ２Hの組み合わせです。 実際に必要なツールと、現場の生の情報、考えたことはありますか？
■コスト高、人不足などがおよぼすリスク。必要なツールは・・
このように、ビジネス生情報は、５ｗ２ｈの組み合わせです。そして、現在、この５ｗ２ｈの多くのが、大きく動いている時代です。ちなみに、５ｗ２ｈとは、いつ、どこで・どの顧客で、どの店舗やどの営業所で、誰が・誰に、何の商品・何のサービスを、いくらで、どのように、なぜ、どうするというものの、英語表記の頭文字をとったものです。（２ｈは、howとhow much です）。 コスト高、燃料費や輸送費の高騰、原材料費の高騰、人員不足、納期の厳しさまし・・・どれも、５ｗ２ｈに関するものばかり。 変化が少ない時代では、エクセル・Excelで行けました。ですが。変化の大きな時代で大切なのは【情報を組み合わせて見れるツール】です。 これを解消するには、データベースツールです。データの統合と一元管理が出来るツール、5w2hを自由に組み合わせて、現場の声、現場の業務、受付・問い合わせ・受注・見積・発注・仕入・入出荷・・・に必要なツールです。
■kintoneは、情報を組み合わせて管理、自動集計
kintoneは、仕事で発生する入力・記録保管・検索と集計を、簡単に行える業務支援WEBデータベースです。クラウドにあるので、外出先からも営業マンは使えます。情報はリアルタイムで更新されるので、最新の情報をいつでも確認できて、更に、見積もり書や発注書の印刷にもデータが使える、ある意味で、Excelとは違う万能ツールです。
kintoneは、受注管理システム、とか、販売管理システムとかとは違います。顧客の仕事に合わせて作れるノーコードツール、つまりプログラミングなしで、業務改善が出来る優れ者です。 ですが、ひとつだけあるとすると【業務フローや業務手順書、業務一覧表】などが無いと、企業で簡単には作るはハードルが高いです。
ですが、弊社には、これを助けるデジタルONE_BXというkintone導入に必要な、業務の流れや必要なシステム機能をハッキリさせることが出来る枠組みとノウハウで多く企業が導入に成功しています。ご安心ください。
■エクセルから抜け出して、kintoneのデータで動いてみませんか
コストも人もビジネスも、様々な要素で大きく変化する、動く現代。迅速な情報がないと判断もしにくい、指示も出しにくい今。データ活用は、中小企業にとって未来を切り開く鍵です。具体的な導入方法や実際の成功事例を参考に、まずは小さな一歩を踏み出してみましょう。変革は一度に大きく進むものではありませんが、小さなところから始めることは可能です。kintoneなら、業務の一部から始めてみることが出来ます。まずはお気軽にご相談ください。
Comentarios